Expansiunea unei afaceri este momentul de glorie pentru orice antreprenor, dar reprezintă și perioada de maximă vulnerabilitate structurală. Atunci când vânzările cresc exponențial, presiunea se mută rapid de pe departamentul de marketing pe cel de back-office. În acest context, cele mai mari riscuri apar atunci când resursele kadrove sunt insuficiente sau nepregătite pentru a susține volumul nou de muncă, ducând la erori care pot costa viitorul întregii companii.
1. Diluarea controlului intern și suprasolicitarea personalului
Într-o companie mică, procesele sunt adesea simplificate. Însă, pe măsură ce volumul de tranzacții crește, un sistem de contabilitate rudimentar devine ineficient. Dacă echipa existentă este forțată să proceseze de trei ori mai multe documente fără o restructurare a fluxurilor, apar inevitabil erorile umane. Oboseala și stresul angajaților duc la introducerea greșită a datelor, omiterea înregistrării unor facturi sau, mai grav, la neglijarea reconcilierilor bancare.
Problemele kadrove nu se referă doar la numărul de oameni, ci și la nivelul lor de expertiză. O persoană care a gestionat excelent o firmă cu 5 angajați s-ar putea să nu aibă competențele necesare pentru a gestiona o structură de holding sau operațiuni de import-export complexe care apar odată cu dezvoltarea business-ului.
2. Întârzieri în raportare și pierderea viziunii strategice
Când departamentul de contabilitate este subdimensionat, prioritatea devine “supraviețuirea” — adică plata taxelor și a salariilor. În acest haos, raportările de management (P&L, Balanța, Cash-flow-ul previzionat) sunt lăsate pe ultimul loc. Fără aceste date, antreprenorul conduce “pe timp de ceață”.
Lipsa unor politici kadrove de retenție și instruire în zona financiară face ca rotația personalului să fie mare exact când stabilitatea este cea mai necesară. Pierderea unui contabil-șef în plină fază de creștere poate bloca procesele de audit și poate atrage penalități comerciale din partea partenerilor care nu își primesc plățile sau confirmările de sold la timp.
3. Gestionarea defectuoasă a conformității fiscale
Pe măsură ce o companie crește, ea intră sub lupa autorităților fiscale. Criteriile de monitorizare se schimbă, iar pragurile de plătitor de TVA sau trecerea la categoria marilor contribuabili impun standarde de contabilitate mult mai riguroase. Dacă resursele interne nu sunt actualizate, firma riscă să aplice greșit legislația, ceea ce duce la amenzi disproporționate care pot anula întreg profitul generat de expansiune.
Investiția în soluții kadrove externe, cum ar fi consultanții fiscali sau externalizarea parțială, este adesea ignorată de antreprenorii care doresc să reducă costurile, considerând că echipa actuală “se va descurca”. Această subestimare este, de cele mai multe ori, punctul de plecare al unor crize financiare majore.
4. Erori în evidența stocurilor și a activelor
Creșterea cifrei de afaceri implică, de obicei, investiții în active fixe și stocuri mai mari. Un proces de contabilitate care nu ține pasul cu realitatea fizică din depozite creează discrepanțe majore. Fără o gestiune corectă, activele se depreciază fără a fi înregistrate, iar stocurile pot apărea ca fiind disponibile deși sunt scriptice, ducând la promisiuni neonorate către clienți.
Eficiența proceselor depinde direct de deciziile kadrove luate la nivel de management. Angajarea unor controlori de gestiune sau implementarea unui sistem ERP avansat necesită oameni care să știe să utilizeze aceste instrumente. În absența lor, tehnologia rămâne doar o cheltuială, nu o investiție.
Concluzie
Succesul sustenabil nu se măsoară doar în creșterea vânzărilor, ci în capacitatea sistemelor interne de a susține acele vânzări. Omiterea consolidării departamentului de contabilitate este o greșeală strategică ce transformă succesul într-un coșmar administrativ. Prin urmare, planificarea strategică trebuie să includă întotdeauna și aspectele kadrove, asigurându-se că în spatele fiecărei creșteri de profit există o echipă competentă capabilă să documenteze, să analizeze și să protejeze acele resurse.
Ce doriți să facem în continuare?
- Pot extinde secțiunea despre riscurile fiscale specifice companiilor mari.
- Pot crea o listă de verificare (checklist) pentru antreprenori despre cum să verifice sănătatea contabilității.
- Pot adapta textul pentru o prezentare PowerPoint sau un newsletter corporativ.
