În mediul economic actual, fiecare întreprindere este pusă în fața unor decizii strategice care influențează atât costurile, cât și eficiența operațională. Una dintre aceste decizii este alegerea între a menține un departament intern de contabilitate sau a externaliza serviciile către o firmă specializată. Din perspectiva unui director financiar cu experiență, ambele opțiuni au avantaje și dezavantaje, iar analiza lor trebuie făcută nu doar pe baza costului imediat, ci și a impactului pe termen lung.
Într-o companie mică sau medie, presiunea asupra bugetului este constantă. Un departament intern necesită salarii competitive, beneficii pentru angajați, investiții în software, instruiri periodice și, nu în ultimul rând, respectarea continuă a schimbărilor legislative. Externalizarea poate părea o opțiune mai flexibilă, eliminând o parte dintre aceste cheltuieli fixe, însă vine cu propriile riscuri și limitări.
Pe de altă parte, un director financiar experimentat va lua în calcul și accesul la expertiză. Într-un departament intern, competențele personalului sunt limitate de resursele și experiența acumulată în cadrul companiei. Externalizarea, în schimb, poate aduce acces la o echipă întreagă de specialiști, fiecare cu expertiză în domenii diferite ale fiscalității și legislației contabile.
Este important de menționat că contabilitate internă oferă un control direct asupra proceselor și documentelor financiare. Managerii pot lua decizii rapide, bazate pe informații la zi, fără a depinde de un furnizor extern. Totuși, acest control vine cu un cost – de la infrastructură IT până la audituri interne regulate.
În schimb, contabilitate externă permite adaptarea rapidă la schimbările legislative, mai ales în Republica Moldova, unde normele fiscale pot suferi modificări semnificative de la un an la altul. O firmă de profil are interesul să fie permanent actualizată și să aplice corect noile reguli pentru clienți, evitând astfel sancțiunile sau penalitățile.
Un alt aspect de luat în considerare este confidențialitatea. În cazul contabilității interne, datele sensibile rămân strict în cadrul companiei. Externalizarea, în schimb, implică transferul acestora către o terță parte, ceea ce necesită acorduri stricte de confidențialitate și măsuri de securitate cibernetică.
Din punct de vedere financiar, calculul nu se rezumă doar la salariile angajaților versus tarifele unei firme externe. Trebuie incluse costurile ascunse – concedii medicale, înlocuiri temporare, licențe software, instruiri, dar și riscurile asociate erorilor contabile. În unele cazuri, un departament intern poate părea mai scump, dar oferă stabilitate și reacție rapidă; în altele, externalizarea reduce costurile fixe și permite o concentrare mai mare pe activitățile de bază ale companiei.
În opinia directorului financiar, decizia trebuie să se bazeze pe o analiză detaliată a volumului de lucru, a complexității tranzacțiilor, a bugetului disponibil și a nivelului de control dorit. Nu există o soluție universal valabilă – ceea ce funcționează pentru o companie mare nu este neapărat eficient pentru o firmă mică.
Pe termen lung, alegerea între contabilitate internă și externă trebuie privită ca o investiție strategică. Dacă obiectivul principal este reducerea costurilor și accesul la o gamă largă de competențe, externalizarea poate fi cea mai potrivită. Dacă însă accentul cade pe control, reacție rapidă și confidențialitate absolută, departamentul intern rămâne opțiunea ideală.
Indiferent de decizie, colaborarea strânsă între conducerea companiei și echipa responsabilă de gestionarea finanțelor este esențială. O comunicare eficientă, proceduri clare și monitorizare constantă pot transforma atât soluția internă, cât și cea externă, într-un factor de succes pentru dezvoltarea afacerii.
Pentru mai multe informații și consultanță de specialitate, vizitați stancolnet.com.
