Salariile reprezintă una dintre cele mai importante cheltuieli ale unei companii și un subiect sensibil atât din punct de vedere fiscal, cât și social. Gestionarea corectă a remunerațiilor angajaților, calculul contribuțiilor și raportările lunare către autorități impun o abordare riguroasă și responsabilă din partea departamentului de contabilitate.
Procesul contabil începe de la întocmirea statului de plată. Acesta cuprinde salariul de bază, sporurile (de noapte, de vechime, de performanță), indemnizațiile, concediile medicale și eventualele rețineri (pentru popriri, avansuri sau alte deduceri). Fiecare element salarial este reglementat de Codul Muncii și de legislația fiscală în vigoare, care se modifică frecvent și impune o actualizare constantă a procedurilor contabile.
Din salariul brut al angajatului se rețin contribuții obligatorii: contribuția pentru asigurări sociale (CAS), contribuția pentru sănătate (CASS) și impozitul pe venit. Pe lângă acestea, angajatorul mai plătește contribuția asiguratorie pentru muncă. Toate aceste sume sunt calculate lunar și trebuie declarate prin formularul D112, depus electronic la ANAF.
Calculul salariilor se poate realiza manual sau prin utilizarea unui program informatic dedicat. În cazul companiilor cu peste 5-10 angajați, un soft de salarizare devine indispensabil. Acesta reduce erorile, simplifică gestionarea concediilor, pontajelor și generează rapid fluturași de salariu și fișierele necesare pentru plăți bancare și declarații.
Înregistrarea în contabilitate a cheltuielilor salariale implică recunoașterea brutului în conturile de cheltuieli, a contribuțiilor angajatorului în conturi separate, iar sumele reținute de la angajați se înregistrează în conturi de datorii. La data plății salariilor și a contribuțiilor, aceste datorii se sting prin operațiuni bancare.
Contabilul trebuie să acorde o atenție sporită termenelor legale: salariile se plătesc cel târziu până în data stabilită în contractul colectiv (cel mai adesea, în jurul datei de 15 a lunii următoare), iar contribuțiile trebuie virate până pe data de 25. Nerespectarea termenelor atrage penalități și dobânzi.
Un aspect deosebit de important este tratamentul fiscal al beneficiilor extra-salariale: tichetele de masă, primele, abonamentele la sport sau sănătate. Acestea pot beneficia de scutiri sau reduceri fiscale dacă sunt acordate în limitele prevăzute de lege. Prin urmare, este necesară o contabilitate atentă, care să reflecte corect atât beneficiile acordate, cât și impactul fiscal al acestora.
În cazul controalelor ITM sau ANAF, documentația salarială trebuie să fie completă: contracte de muncă, acte adiționale, stat de plată, declarații lunare, dovezi de plată. O evidență organizată este cea mai bună apărare în fața oricărei inspecții.
Pe lângă obligațiile curente, contabilitatea salariilor oferă și informații valoroase pentru management. Analiza costurilor cu personalul, a fluctuației angajaților, a nivelului mediu de salarizare – toate acestea contribuie la luarea deciziilor strategice privind politica de resurse umane și eficiența operațională.
În concluzie, o contabilitate corectă a salariilor nu înseamnă doar respectarea legii, ci și construirea unei relații de încredere cu angajații și autoritățile. O contabilitate bine organizată ajută firma să evite amenzi, să beneficieze de facilități fiscale și să își administreze eficient resursele umane. Într-un climat economic instabil, o contabilitate salarială precisă oferă stabilitate și predictibilitate – elemente esențiale pentru dezvoltare sustenabilă.
